Was macht ein Executive Assistant im Office Management?
Im Mittelpunkt steht die Organisation rund um eine oder mehrere Führungskräfte. Dazu gehört, den Kalender zu führen, Besprechungen vorzubereiten, Unterlagen zusammenzustellen, Protokolle zu schreiben und Aufgaben nachzuhalten. Korrespondenz wird vorsortiert, beantwortet oder in Entwürfen vorbereitet, Anfragen werden an die richtigen Stellen weitergeleitet. Dienstreisen werden gebucht und anschließend abgerechnet, Rechnungen geprüft und zur Freigabe vorgelegt. Im Office Management kommt der Betrieb des Büros hinzu: Bestellungen, Verträge mit Dienstleistern, Raumplanung, Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen, Ausstattung von Arbeitsplätzen. In Forschungseinrichtungen gehören oft die Organisation von Tagungen und Gastaufenthalten, die Betreuung von Drittmittelprojekten in Verwaltungsfragen und die Zusammenarbeit mit internationalen Partnern auf Englisch dazu.
Wie wird man Executive Assistant?
Ein geregelter Weg existiert nicht. Häufig beginnt er mit einer kaufmännischen Ausbildung, etwa als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, die drei Jahre dauert. Darauf bauen Weiterbildungen auf, zum Beispiel zur Geprüften Fachassistenz oder zum Geprüften Office Manager der IHK, oder Lehrgänge zur Management-Assistenz. Ein Teil der Stellen, besonders auf Vorstandsebene oder in internationalen Einrichtungen, wird mit Bachelorabsolventen aus Betriebswirtschaft, Sprach- oder Geisteswissenschaften besetzt. Quereinsteiger mit Büroerfahrung, guten Englischkenntnissen und sicherem Umgang mit Office-Programmen finden ebenfalls Stellen, meist zunächst als Teamassistenz.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit richtet sich nach dem Kalender und den Prioritäten der Führungskraft. Kurzfristige Terminverschiebungen, parallele Anfragen und Rückfragen am Abend oder vor Dienstreisen sind üblich. Wer gern in Ruhe an einer Sache bleibt, wird ständig unterbrochen. Verlangt werden Verschwiegenheit über vertrauliche Personal-, Finanz- oder Forschungsthemen, ein sicherer schriftlicher Ausdruck auf Deutsch und Englisch und die Fähigkeit, gegenüber Vorgesetzten Fristen anzumahnen. Ein Großteil der Leistung bleibt unsichtbar, solange alles funktioniert. Die Abhängigkeit von einer einzelnen Person kann belasten, wenn die Zusammenarbeit nicht passt oder die Leitung wechselt. Die Arbeitszeiten liegen überwiegend im Tagesrahmen, Teilzeit ist verbreitet, wird aber nicht in jeder Position auf Leitungsebene angeboten, weil dort durchgehende Erreichbarkeit erwartet wird.
Aussichten
Assistenzkräfte werden in Unternehmen, Verbänden, Hochschulen und Forschungseinrichtungen dauerhaft gebraucht. Digitale Werkzeuge haben einfache Schreibarbeiten reduziert, dafür sind Projektkoordination, Budgetüberwachung und Kommunikation wichtiger geworden. Gesucht sind vor allem Kräfte mit Englisch auf Verhandlungsniveau und Erfahrung mit kaufmännischer Software. Entwicklungswege führen zur Assistenz der Geschäftsführung oder des Vorstands, in die Leitung eines Sekretariats oder Office-Teams, ins Projektmanagement, in die Personalverwaltung oder in die Referententätigkeit, in der Wissenschaft etwa in das Wissenschaftsmanagement.