Was macht ein Debitorenbuchhalter?
Debitorenbuchhalter kümmern sich um alles, was Kunden dem Unternehmen schulden. Sie buchen Ausgangsrechnungen, ordnen eingehende Zahlungen aus den Kontoauszügen den richtigen offenen Posten zu und klären Differenzen, wenn ein Kunde zu wenig, zu viel oder ohne Verwendungszweck überwiesen hat. Dazu gehören das Mahnwesen, die Abstimmung von Kundenkonten, die Pflege von Stammdaten und die Prüfung von Kreditlimits, bevor neue Aufträge freigegeben werden. In der Textil- und Bekleidungsbranche, aus der viele Stellen stammen, kommen typische Eigenheiten hinzu: viele Gutschriften für Retouren, Skonto- und Bonusvereinbarungen mit Handelspartnern, Lastschriften im Großhandel und Abstimmungen mit Factoring-Gesellschaften oder Warenkreditversicherern. Ein großer Teil der Arbeit findet in ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV statt, ergänzt durch Excel-Auswertungen. Zum Monats- und Jahresabschluss liefern Debitorenbuchhalter Saldenlisten, Altersstrukturanalysen der Forderungen und Vorschläge für Wertberichtigungen. Rückfragen von Kunden, Vertrieb und Außendienst klären sie per E-Mail und Telefon.
Wie wird man Debitorenbuchhalter?
Der übliche Einstieg ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Industriekaufmann, Kaufmann für Büromanagement oder Kaufmann im Groß- und Außenhandelsmanagement, jeweils drei Jahre im dualen System. Steuerfachangestellte bringen ebenfalls passende Kenntnisse mit. Viele Arbeitgeber erwarten erste Berufserfahrung in der Buchhaltung und sichere Kenntnisse in einem gängigen Buchhaltungsprogramm. Eine Weiterbildung zum Finanzbuchhalter über IHK oder private Anbieter erleichtert den Quereinstieg aus anderen Büroberufen; sie dauert meist einige Monate und lässt sich berufsbegleitend absolvieren. Ein Studium ist nicht nötig, wird aber von Absolventen der Betriebswirtschaft manchmal als Einstieg ins Rechnungswesen genutzt.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist genau, wiederholt sich in großen Teilen und verlangt Konzentration über lange Strecken am Bildschirm. Fehler bei der Zuordnung von Zahlungen fallen spätestens beim Abschluss auf und kosten dann viel Zeit. Zum Monatsende und zum Jahresabschluss steigt der Termindruck spürbar, Überstunden sind in diesen Phasen nicht ungewöhnlich. Das Mahnwesen bringt unangenehme Gespräche mit sich: Kunden, die vertrösten, Vertriebskollegen, die einen wichtigen Abnehmer nicht verärgern wollen, und Entscheidungen über Liefersperren. Wer Konflikte scheut, tut sich hier schwer. Gleichzeitig ist Verschwiegenheit gefragt, denn die Zahlungsfähigkeit von Kunden ist vertraulich. Die Arbeitszeiten liegen meist in der üblichen Bürozeit, häufig mit Gleitzeit; Teilzeit ist verbreitet.
Aussichten
Debitorenbuchhalter werden in nahezu jeder Branche gebraucht, die Nachfrage ist stabil. Gleichzeitig verändert die Automatisierung das Berufsbild: Elektronische Rechnungen, automatische Zahlungszuordnung und Shared-Service-Center übernehmen Routinearbeit. Dadurch verlagert sich die Tätigkeit stärker auf Klärungsfälle, Forderungsmanagement und Auswertungen, und reine Buchungsstellen werden weniger. Wer sich weiterentwickeln will, kann über die Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter in die Hauptbuchhaltung und den Abschluss wechseln, sich auf Credit Management spezialisieren oder eine Teamleitung in der Debitorenbuchhaltung übernehmen. Erfahrung mit SAP und Kenntnisse im Umgang mit E-Rechnungen verbessern die Chancen deutlich.