Was macht eine Assistenz?
Eine Assistenz hält einer Führungskraft, einem Team oder einer Abteilung den organisatorischen Rücken frei. Dazu gehört, Kalender zu führen, Besprechungen vorzubereiten und Protokolle zu schreiben, Dienstreisen zu buchen und Reisekosten abzurechnen. Eingehende Post und E-Mails werden gesichtet, beantwortet oder weitergeleitet, Anrufe angenommen und Rückfragen geklärt. Präsentationen, Berichte und Tabellen entstehen oft auf Zuarbeit der Assistenz, ebenso Bestellungen von Büromaterial, die Pflege von Ablagen und Datenbanken oder die Organisation von Veranstaltungen. In Unternehmen der Elektrotechnik, Feinmechanik und Optik ist die Stelle häufig fachlich gefärbt: Als Vertriebsassistenz werden Angebote und Auftragsbestätigungen erstellt und Liefertermine nachgehalten, als Projektassistenz Dokumentationen, Prüfberichte und Zeitpläne verwaltet, in der Technik- oder Entwicklungsabteilung Zeichnungsstände, Lieferantenunterlagen und Zertifikate gepflegt. Viele dieser Aufgaben laufen über ein ERP-System wie SAP.
Wie wird man Assistenz?
Der übliche Weg ist eine dreijährige duale Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement oder eine andere kaufmännische Ausbildung, etwa im Groß- und Außenhandel oder in der Industrie. Daneben gibt es schulische Ausbildungen zur Fremdsprachensekretärin, Europasekretärin oder kaufmännischen Assistenz. Für Stellen in der Geschäftsführungsassistenz werden häufig Weiterbildungen wie Geprüfte Management-Assistenz oder ein Studium der Betriebswirtschaft erwartet. Quereinstiege sind verbreitet, vor allem aus Empfang, Sachbearbeitung oder Kundenservice. In technischen Betrieben haben auch Bewerber mit technischer Erstausbildung Chancen, wenn sie sich in Büroorganisation eingearbeitet haben. Sichere Kenntnisse in Word, Excel, Outlook und PowerPoint gelten als Grundvoraussetzung, gutes Englisch wird in exportorientierten Firmen fast immer verlangt.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist geprägt von Unterbrechungen. Anrufe, spontane Anfragen und verschobene Termine durchkreuzen die eigene Planung, und es muss trotzdem nichts liegen bleiben. Wer einer Führungskraft zuarbeitet, richtet sich nach deren Tagesablauf; vor Messen, Audits, Quartalsabschlüssen oder Kundenbesuchen wird es eng. Gleichzeitig ist ein Teil der Aufgaben gleichförmig, etwa Ablage, Datenpflege oder Reisekostenabrechnung. Verlangt werden Sorgfalt, Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen und die Fähigkeit, freundlich, aber bestimmt zwischen mehreren Beteiligten zu vermitteln. Die Arbeitszeiten sind meist regulär, Kernzeiten und Telefonzeiten sind aber üblich, und in der Geschäftsführungsassistenz wird oft Erreichbarkeit über den Feierabend hinaus erwartet. Die Anerkennung für die Arbeit fällt nicht immer im Verhältnis zur Verantwortung aus.
Aussichten
Assistenzstellen gibt es in nahezu jeder Branche und Betriebsgröße, entsprechend groß ist die Zahl der Ausschreibungen. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung das Berufsbild: Terminbuchung, Reiseplanung und einfache Korrespondenz werden zunehmend automatisiert, reine Schreib- und Ablagetätigkeiten werden seltener. Gefragt sind Assistenzkräfte, die Projekte mitsteuern, Daten auswerten und Software sicher bedienen. Entwicklungswege führen in die Geschäftsführungs- oder Vorstandsassistenz, ins Office-Management, in die Projektkoordination oder in fachliche Sachbearbeitung wie Vertriebsinnendienst, Einkauf oder Personal. Weiterbildungen zur Fachwirtin oder zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation unterstützen diesen Schritt.