Was macht ein Tender Manager?
Tender Manager, oft auch Bid Manager oder Angebotsmanager genannt, verantworten den Weg von der veröffentlichten Ausschreibung bis zum abgegebenen Angebot. In der IT-Branche geht es meist um Software, Rechenzentrumsleistungen, Hardware-Rahmenverträge oder Beratungsprojekte für Behörden, Kommunen, Kliniken und Konzerne. Der Arbeitstag beginnt häufig mit der Sichtung von Vergabeportalen und Ausschreibungsdiensten. Passende Verfahren werden bewertet: Erfüllt das Unternehmen die Eignungskriterien, lohnt sich der Aufwand, wie stehen die Chancen gegen die Konkurrenz? Nach der Entscheidung zur Teilnahme zerlegen Tender Manager die Leistungsbeschreibung in Arbeitspakete, verteilen Textbeiträge an Technik, Vertrieb, Recht und Kalkulation, setzen interne Fristen und fassen alles zu einem Angebot zusammen. Dazu gehören Bieterfragen an die Vergabestelle, Referenzen, Eigenerklärungen, Preisblätter und die elektronische Abgabe. Nach dem Zuschlag oder der Absage folgen Auswertung und, wo nötig, Aufklärungsgespräche.
Wie wird man Tender Manager?
Einen geregelten Ausbildungsweg gibt es nicht. Viele kommen mit einem Studium der Betriebswirtschaft, des Wirtschaftsingenieurwesens, der Wirtschaftsinformatik oder der Rechtswissenschaft in den Beruf, andere über eine kaufmännische Ausbildung mit anschließender Erfahrung im Vertriebsinnendienst, in der Auftragsbearbeitung oder im Einkauf einer Behörde. Quereinstiege aus dem Projektmanagement oder aus der Vergabestelle selbst sind verbreitet, weil die Kenntnis der Gegenseite geschätzt wird. Fachwissen zum Vergaberecht, also zu GWB, VgV, UVgO und VOB, eignen sich viele berufsbegleitend in Seminaren an. Zertifikate wie die der APMP gelten in internationalen Unternehmen als Pluspunkt.
Was der Beruf verlangt
Der Beruf ist von Abgabefristen bestimmt, die sich nicht verschieben lassen. Ein verspätetes oder unvollständiges Angebot wird ausgeschlossen, egal wie gut der Inhalt ist. Vor Fristende sind lange Tage und Arbeit am Abend keine Seltenheit, besonders wenn mehrere Verfahren parallel laufen. Tender Manager haben selten Weisungsbefugnis gegenüber den Fachabteilungen und müssen trotzdem pünktliche Zulieferungen durchsetzen. Das erfordert Hartnäckigkeit und Geschick im Umgang mit Kollegen, die die Ausschreibung als Nebenaufgabe sehen. Hinzu kommen Sorgfalt bei Formalien, sicheres Schreiben und das Lesen umfangreicher, oft trockener Vergabeunterlagen. Absagen nach wochenlanger Arbeit gehören zum Alltag.
Aussichten
Die öffentliche Hand vergibt jedes Jahr Aufträge in großem Umfang, und die Digitalisierung von Verwaltung und Gesundheitswesen erhöht die Zahl der IT-Ausschreibungen. Unternehmen, die regelmäßig an Vergaben teilnehmen, suchen deshalb erfahrene Fachleute, zumal das Vergaberecht Einarbeitung verlangt. Entwicklungswege führen zur Leitung eines Bid-Teams, in das Key Account Management für den öffentlichen Sektor, ins Vertragsmanagement oder in die Selbstständigkeit als Vergabeberater. Auch ein Wechsel auf die Auftraggeberseite in eine Vergabestelle ist möglich.