Was macht ein Mitarbeiter Auftragsmanagement?
Im Auftragsmanagement laufen die Aufträge eines Unternehmens zusammen. Mitarbeiter prüfen eingehende Bestellungen, Anfragen und Rahmenverträge, legen sie im ERP-System an, etwa in SAP, Microsoft Dynamics oder einer Branchensoftware, und gleichen Preise, Konditionen und Liefertermine ab. Sie erstellen Auftragsbestätigungen, planen gemeinsam mit Disposition, Lager, Produktion oder externen Dienstleistern die Ausführung und verfolgen, ob Termine gehalten werden. Verschiebt sich eine Lieferung oder fehlt Material, informieren sie den Kunden und suchen eine Lösung. Am Ende stehen Lieferschein, Rechnung und oft die Klärung von Reklamationen, Gutschriften oder Zahlungsdifferenzen. In Dienstleistungsunternehmen geht es häufig um Serviceeinsätze, Wartungsverträge oder Projektaufträge, bei denen Termine mit Technikern und Kunden koordiniert werden. Ein großer Teil des Tages besteht aus E-Mails, Telefonaten und Arbeit an Datensätzen.
Wie wird man Mitarbeiter Auftragsmanagement?
Ein eigener Ausbildungsberuf mit diesem Namen existiert nicht. Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, etwa als Industriekaufmann, Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement, Kaufmann für Büromanagement oder Kaufmann für Spedition und Logistikdienstleistung. Abiturienten können die Ausbildung oft auf zweieinhalb Jahre verkürzen. Auch Absolventen betriebswirtschaftlicher Studiengänge steigen hier ein, vor allem in Konzernen oder bei international ausgerichteten Unternehmen. Quereinsteiger aus Kundenservice, Vertriebsinnendienst oder Logistik haben gute Chancen, wenn sie sicher mit ERP-Systemen und Excel umgehen. Englischkenntnisse werden bei Kunden oder Lieferanten im Ausland vorausgesetzt. Weiterbildungen zum Fachwirt oder Betriebswirt öffnen den Weg zu leitenden Aufgaben.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist kleinteilig und verlangt Genauigkeit: Ein falsch erfasster Preis oder Termin wirkt sich bis in die Rechnung oder die Lieferung aus. Gleichzeitig kommen ständig Unterbrechungen durch Rückfragen, eilige Bestellungen und Änderungen hinzu. Wer im Auftragsmanagement arbeitet, steht zwischen den Wünschen der Kunden und den Möglichkeiten des eigenen Betriebs und muss beiden Seiten unangenehme Nachrichten überbringen, etwa Lieferverzug oder Preiserhöhungen. Zum Monats- und Quartalsende, vor Feiertagen oder in Saisonspitzen steigt der Druck spürbar. Die Arbeitszeiten liegen meist im Rahmen üblicher Bürozeiten, häufig mit Kernzeiten, in denen Kunden und Kollegen Erreichbarkeit erwarten. In manchen Betrieben gibt es Schichtmodelle oder Spätdienste, wenn Aufträge bis in den Abend angenommen werden. Die Tätigkeit ist überwiegend sitzend und bildschirmlastig, was auf Dauer körperlich belasten kann.
Aussichten
Auftragsabwicklung wird in fast jedem Unternehmen gebraucht, das Waren oder Dienstleistungen verkauft, entsprechend breit ist die Nachfrage. Gleichzeitig verändert die Automatisierung den Beruf: Standardbestellungen laufen zunehmend über Onlineportale und elektronischen Datenaustausch, sodass einfache Erfassungsarbeit wegfällt. Gefragt bleiben Fachkräfte, die Sonderfälle, Reklamationen und komplexe Projektaufträge bearbeiten und die Systeme gut kennen. Entwicklungswege führen in die Teamleitung Auftragsmanagement, in den Vertriebsinnendienst, ins Key-Account-Management, in die Disposition und Supply-Chain-Planung oder in die Betreuung und Einführung von ERP-Systemen als Key-User.