Was macht ein Lohnbuchhalter?
Im Kern steht die monatliche Entgeltabrechnung. Lohnbuchhalter erfassen Stammdaten neuer Beschäftigter, pflegen Änderungen wie Steuerklassenwechsel, Elternzeit oder Gehaltserhöhungen und tragen Bewegungsdaten ein: Überstunden, Zuschläge, Krankheitstage, Urlaubsabgeltung, Sachbezüge wie den Dienstwagen. Daraus entstehen Abrechnungen, Lohnsteueranmeldungen und Beitragsnachweise für die Krankenkassen. Hinzu kommen DEÜV-Meldungen, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Bescheinigungen für die Arbeitsagentur, Pfändungen und die jährliche Meldung an die Berufsgenossenschaft. Ein großer Teil des Alltags besteht aus Rückfragen: Beschäftigte wollen ihre Abrechnung erklärt bekommen, Krankenkassen fordern Unterlagen an, Betriebsprüfer der Rentenversicherung kündigen sich an. In Steuerkanzleien betreut eine Fachkraft oft Dutzende Mandanten aus verschiedenen Branchen mit eigenen Tarifverträgen, in Unternehmen dagegen eine große Belegschaft mit einem einzigen Regelwerk. Die Bezeichnung Payroll Specialist ist vor allem in international aufgestellten Unternehmen üblich und meint im Wesentlichen dieselbe Tätigkeit, oft mit englischsprachigen Berichten an eine Konzernzentrale.
Wie wird man Lohnbuchhalter?
Der übliche Weg führt über eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, besonders häufig als Steuerfachangestellte, Kaufleute für Büromanagement oder Personaldienstleistungskaufleute. Darauf baut eine berufsbegleitende Weiterbildung auf, etwa zur Fachkraft für Lohn und Gehalt bei der IHK, zum Fachassistenten Lohn und Gehalt bei der Steuerberaterkammer oder zum Geprüften Fachkaufmann für Lohn und Gehalt. Viele Arbeitgeber erwarten Kenntnisse in DATEV, SAP HCM, Personio, Lexware oder einer vergleichbaren Software. Ein Quereinstieg aus der allgemeinen Buchhaltung oder der Personalverwaltung ist verbreitet, setzt aber praktisch immer einen Lehrgang voraus, weil Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht ohne systematische Grundlage kaum zu beherrschen sind.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus. Zum Abrechnungsschluss und vor dem Fälligkeitstermin der Sozialversicherungsbeiträge entsteht regelmäßig Termindruck, der sich nicht verschieben lässt. Zum Jahreswechsel kommen Jahresmeldungen, neue Beitragsbemessungsgrenzen und Gesetzesänderungen hinzu, die eingepflegt werden müssen. Fehler fallen direkt auf, weil sie auf dem Konto der Beschäftigten landen, und Nachberechnungen bei Betriebsprüfungen können teuer werden. Der Beruf verlangt Genauigkeit, Geduld bei wiederkehrenden Abläufen und die Bereitschaft, sich jedes Jahr in neue Regeln einzuarbeiten. Hinzu kommt Verschwiegenheit: Gehälter, Krankheitszeiten und Pfändungen gehören zu den sensibelsten Daten eines Betriebs. Urlaub in der Abrechnungswoche ist meist schwer zu bekommen.
Aussichten
Die Nachfrage ist seit Jahren hoch und wenig konjunkturabhängig, denn abgerechnet werden muss in jedem Monat. Steuerkanzleien und Unternehmen suchen gleichermaßen, qualifizierte Fachkräfte sind knapp. Die Digitalisierung nimmt manuelle Erfassung ab, verlagert die Arbeit aber eher zu Prüfung, Klärung und Beratung, statt sie zu ersetzen. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, in die Personalsachbearbeitung mit breiterem Aufgabenfeld, zur Einführung und Betreuung von Abrechnungssoftware oder über weitere Fortbildungen zum Personalfachkaufmann oder Bilanzbuchhalter. Auch eine freiberufliche Tätigkeit als Lohnbuchhalter für kleine Betriebe ist möglich, allerdings mit rechtlichen Grenzen, da bestimmte Tätigkeiten Steuerberatern vorbehalten sind.