Was macht ein Lohnbuchhalter?
Im Mittelpunkt steht die monatliche Entgeltabrechnung. Lohnbuchhalter erfassen Stammdaten neuer Beschäftigter, pflegen Änderungen wie Steuerklassenwechsel, Adressen oder Bankverbindungen und übernehmen variable Bestandteile wie Überstunden, Zuschläge, Provisionen oder Fehlzeiten aus der Zeiterfassung. Daraus entstehen in Programmen wie DATEV Lohn und Gehalt, Lexware oder SAP HCM die Abrechnungen, die Lohnsteueranmeldung und die Beitragsnachweise für die Krankenkassen. Dazu kommen die Meldungen zur Sozialversicherung, Bescheinigungen für Elterngeld, Krankengeld oder Arbeitslosengeld, Pfändungen, betriebliche Altersversorgung, Dienstwagenbesteuerung und die Übergabe der Lohnbuchungen an die Finanzbuchhaltung. In Steuerberatungskanzleien betreut eine Sachbearbeiterin oft mehrere Dutzend Mandanten unterschiedlicher Größe und Branche, vom Handwerksbetrieb mit fünf Beschäftigten bis zum Mittelständler. Ein großer Teil des Tages besteht aus Rückfragen: Beschäftigte wollen ihre Abrechnung erklärt bekommen, Mandanten melden Daten zu spät oder unvollständig, Krankenkassen fordern Korrekturen an. Hinzu kommen Betriebsprüfungen durch die Rentenversicherung und Lohnsteuer-Außenprüfungen, die vorbereitet und begleitet werden müssen.
Wie wird man Lohnbuchhalter?
Eine eigene Ausbildung für diesen Beruf gibt es nicht. Der häufigste Weg führt über eine dreijährige Ausbildung zur Steuerfachangestellten oder zum Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Personaldienstleistungskaufmann. Darauf baut eine Weiterbildung auf, etwa zur Geprüften Fachkraft Lohn und Gehalt der Steuerberaterkammern, zur Fachkraft für Lohn und Gehalt bei DATEV oder anderen Bildungsträgern oder zum Geprüften Personalfachkaufmann vor der IHK. Quereinsteiger aus anderen kaufmännischen Berufen kommen über berufsbegleitende Lehrgänge von einigen Monaten in den Beruf, brauchen aber in der Regel eine längere Einarbeitung, bevor sie eigenständig abrechnen. Wer später mehr Verantwortung sucht, kann den Bilanzbuchhalter oder den Steuerfachwirt anschließen.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus mit harten Fristen. Die Beitragsnachweise müssen bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats bei den Krankenkassen sein, die Löhne pünktlich überwiesen werden. In den Tagen davor ballt sich die Arbeit, Urlaub ist in dieser Zeit oft nicht möglich, und Überstunden kommen vor. Besonders dicht sind der Jahreswechsel mit neuen Beitragssätzen, Rechengrößen und Jahresmeldungen sowie Phasen mit Gesetzesänderungen. Fehler fallen sofort auf, weil sie das Geld von Menschen betreffen, und lösen Korrekturabrechnungen und Nachfragen aus. Das Sozialversicherungs- und Steuerrecht ändert sich laufend, wer den Beruf ausübt, muss sich regelmäßig fortbilden. Gefragt sind Genauigkeit, Geduld am Telefon und Diskretion, denn Lohnbuchhalter kennen Gehälter, Krankheitszeiten und Pfändungen aller Beschäftigten. Die Tätigkeit ist überwiegend sitzend am Bildschirm.
Aussichten
Die Nachfrage ist seit Jahren hoch, vor allem in Steuerberatungskanzleien, die viele Stellen nur schwer besetzen können. Die Komplexität der Abrechnung nimmt eher zu, die Automatisierung übernimmt vor allem Routine wie Datenübernahme und Meldewesen, nicht aber die Klärung von Sonderfällen und die Beratung. Erfahrene Fachkräfte können Teamleitungen in der Lohnabteilung übernehmen, in die Personalabteilung oder das Personalcontrolling wechseln oder sich als Lohnbuchhalter selbstständig machen, wobei die laufende Lohnabrechnung für Dritte rechtlich eingeschränkt ist und je nach Umfang Steuerberatern vorbehalten bleibt.