Was macht ein Lohn- und Gehaltsbuchhalter?
Im Mittelpunkt steht die monatliche Entgeltabrechnung. Lohn- und Gehaltsbuchhalter pflegen Stammdaten neuer und ausscheidender Beschäftigter, erfassen Arbeitszeiten, Überstunden, Zuschläge, Krankheitstage und Sachbezüge wie Dienstwagen oder Jobtickets und lassen daraus in Programmen wie DATEV Lohn und Gehalt, LODAS oder SAP HCM die Abrechnungen erstellen. Anschließend übermitteln sie Beitragsnachweise und Meldungen an die Krankenkassen, die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt und Meldungen an Berufsgenossenschaften. Dazu kommen Bescheinigungen wie Arbeitsbescheinigungen für die Arbeitsagentur, Entgeltbescheinigungen für Krankengeld oder Elterngeld und A1-Bescheinigungen bei Auslandseinsätzen. In Steuerkanzleien und bei Abrechnungsdienstleistern betreut eine Fachkraft oft zwanzig oder mehr Mandanten, deren Unterlagen pünktlich eingehen müssen, aber häufig unvollständig sind. Rückfragen von Beschäftigten, Personalabteilungen oder Mandanten zu Nettolohn, Pfändungen oder Minijobregeln gehören zum Alltag, ebenso die Begleitung von Lohnsteuer-Außenprüfungen und Betriebsprüfungen der Rentenversicherung.
Wie wird man Lohn- und Gehaltsbuchhalter?
Einen eigenen Ausbildungsberuf gibt es nicht. Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, besonders als Steuerfachangestellte, Kaufleute für Büromanagement, Personaldienstleistungskaufleute oder Industriekaufleute, jeweils mit drei Jahren Dauer. Die Spezialisierung erfolgt meist im Beruf und über Weiterbildungen: die IHK-Fortbildung zur Fachkraft für Lohn und Gehalt, den Fachassistenten Lohn und Gehalt der Steuerberaterkammern oder den Geprüften Personalfachkaufmann. Quereinsteiger aus der Buchhaltung oder Personalverwaltung finden mit einem solchen Lehrgang und Kenntnissen der gängigen Software ebenfalls einen Zugang, brauchen aber in der Regel eine längere Einarbeitung unter Anleitung.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus. Zwischen Datenschluss und Auszahlungstermin bleiben oft nur wenige Tage, und die Beitragsnachweise müssen fristgerecht bei den Krankenkassen sein. In diesen Phasen sind Überstunden verbreitet, in der Mitte des Monats ist es ruhiger. Fehler fallen sofort auf, weil Beschäftigte ihr Geld zu wenig oder zu spät erhalten, und das erzeugt Druck. Hinzu kommt, dass sich Beitragssätze, Grenzwerte und Steuerregeln jedes Jahr zum Jahreswechsel ändern, der ohnehin die arbeitsreichste Zeit ist. Wer den Beruf ausübt, muss sich laufend fortbilden, genau und verschwiegen arbeiten und auch mit verärgerten Anrufern sachlich umgehen können. Die Tätigkeit ist überwiegend Bildschirmarbeit mit viel Routine.
Aussichten
Die Nachfrage ist seit Jahren hoch, viele Kanzleien und Unternehmen suchen länger nach Fachkräften. Die Komplexität des Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechts sorgt dafür, dass erfahrene Kräfte gefragt bleiben, auch wenn Software einfache Abrechnungsschritte zunehmend automatisiert. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, zur Spezialisierung auf internationale Entsendungen oder betriebliche Altersversorgung, in die Personalsachbearbeitung oder über weitere Fortbildungen in Richtung Personalleitung. Einige wechseln in die Beratung bei Softwareanbietern oder machen sich als selbstständige Lohnabrechner selbstständig, wobei die Lohnabrechnung für Dritte rechtlich nur eingeschränkt ohne Steuerberater zulässig ist.