Was macht ein Executive Assistant?
Ein Executive Assistant arbeitet einer oder wenigen Führungskräften direkt zu, meist der Geschäftsführung, dem Vorstand oder einer Bereichsleitung. Im Mittelpunkt steht der Kalender: Termine abstimmen, Konflikte auflösen, Puffer einplanen und kurzfristige Änderungen auffangen. Dazu kommen Geschäftsreisen mit Flügen, Hotels, Visa und Reisekostenabrechnung. Vor Sitzungen stellt der Executive Assistant Unterlagen zusammen, erstellt Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, schreibt Protokolle und verfolgt die vereinbarten Aufgaben nach. Eingehende E-Mails und Anrufe werden gesichtet, beantwortet oder weitergeleitet, oft auf Englisch. In vielen Stellen gehören auch kleinere Projekte dazu, etwa die Organisation einer Klausurtagung, die Vorbereitung von Aufsichtsratssitzungen oder die Pflege von Berichten und Kennzahlen. Der Executive Assistant ist Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kunden und Partner, die etwas von der Führungskraft wollen, und entscheidet dabei häufig mit, was dringend ist und was warten kann.
Wie wird man Executive Assistant?
Einen geregelten Ausbildungsweg gibt es nicht. Viele kommen über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, und sammeln danach Erfahrung in Sekretariat oder Teamassistenz. Verbreitet sind Weiterbildungen zur geprüften Fachkraft für Büro- und Projektorganisation, zum Management-Assistenten oder zur Fremdsprachenkorrespondentin. Ein Teil der Stellen, besonders in internationalen Konzernen und Beratungen, wird mit Absolventen eines Studiums der Betriebswirtschaft, Sprachen oder International Management besetzt. Quereinstieg ist möglich, wenn Organisationserfahrung, sehr gutes Englisch und sicherer Umgang mit Office-Programmen nachweisbar sind; der direkte Einstieg auf Vorstandsebene ohne Assistenzerfahrung ist selten.
Was der Beruf verlangt
Der Takt wird von der Führungskraft vorgegeben. Wenn sich der Tag des Vorgesetzten verschiebt, verschiebt sich auch der eigene, und Rückfragen am Abend oder kurz vor Reiseantritt kommen vor. Feste Feierabende sind in vielen Stellen schwer einzuhalten, vor allem auf Vorstandsebene. Der Beruf verlangt Verschwiegenheit, denn Executive Assistants sehen Personalentscheidungen, Zahlen und Strategiepapiere vor allen anderen. Gefragt sind Diplomatie im Umgang mit unterschiedlichen Interessen, Belastbarkeit bei vielen gleichzeitigen Anfragen und die Fähigkeit, eigenständig zu priorisieren. Die Arbeit hängt stark vom Verhältnis zur Führungskraft ab: Passt die Zusammenarbeit nicht, wird die Stelle schnell zermürbend, und mit einem Wechsel an der Spitze kann sich auch die Assistenzstelle ändern oder entfallen. Die eigene Leistung bleibt oft unsichtbar, solange alles reibungslos läuft.
Aussichten
Assistenzkräfte mit Erfahrung auf Führungsebene und guten Sprachkenntnissen werden in großen Unternehmen, Beratungen, Kanzleien und Finanzhäusern laufend gesucht. Einfache Sekretariatsaufgaben werden zunehmend durch Software übernommen, während organisatorische und koordinierende Aufgaben eher wachsen. Entwicklungswege führen zur Assistenz höherer Ebenen, zur Leitung eines Vorstandsbüros, in die Rolle eines Office Managers oder in Richtung Projektmanagement und Chief of Staff. Daneben arbeiten manche selbstständig als virtuelle Assistenz für mehrere Auftraggeber.