Was macht ein Eventmanager?
Eventmanager sorgen dafür, dass eine Veranstaltung stattfindet, wie sie geplant war. Am Anfang steht das Konzept: Zielgruppe, Format, Ablauf, Budget. Danach folgen Angebote von Locations, Caterern, Technikdienstleistern und Hotels, Verhandlungen über Preise und Leistungen, Verträge und ein Zeitplan, der oft Monate vorher beginnt. Eventmanager pflegen Teilnehmerlisten, richten Anmeldesysteme ein, koordinieren Referenten und stimmen sich mit Marketing, Vertrieb oder Geschäftsführung ab. In der IT- und Internetbranche geht es häufig um Entwicklerkonferenzen, Produktvorstellungen, Partnertreffen, Messeauftritte und Webinare oder hybride Formate, bei denen Streaming-Plattformen und Event-Software ebenso dazugehören wie Saal und Bühne. Am Veranstaltungstag selbst sind Eventmanager vor Ort, steuern den Ablauf, lösen kurzfristige Probleme mit Technik, Lieferanten oder Gästen und halten Kontakt zu allen Beteiligten. Danach kommen Abrechnung, Auswertung der Teilnehmerzahlen und Rückmeldungen sowie ein Bericht über Kosten und Ergebnis.
Wie wird man Eventmanager?
Die Berufsbezeichnung ist nicht geschützt. Ein verbreiteter Weg ist die dreijährige duale Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau oder zum Veranstaltungskaufmann mit IHK-Abschluss. Daneben gibt es Bachelorstudiengänge in Eventmanagement, Veranstaltungsmanagement, Tourismus oder Betriebswirtschaft mit entsprechendem Schwerpunkt, teils auch dual. Viele kommen über einen Quereinstieg: aus dem Marketing, der Hotellerie, dem Bankettbereich, der Kommunikation oder der Assistenz, wo sie zunächst einzelne Veranstaltungen mitorganisiert haben. Bei Unternehmen der IT-Branche zählen Erfahrung mit Event- und Projektmanagement-Tools, gutes Englisch und Verständnis für das Produkt oft mehr als ein bestimmter Abschluss.
Was der Beruf verlangt
Der Beruf ist termingebunden. Ein Veranstaltungsdatum lässt sich nicht verschieben, und in den Wochen davor häufen sich Abstimmungen, Änderungen und Überstunden. Veranstaltungen finden oft abends, am Wochenende oder an anderen Orten statt, was Reisen und Übernachtungen bedeutet. Vor Ort sind lange Tage auf den Beinen üblich, beim Aufbau auch früh am Morgen und beim Abbau spät in der Nacht. Wer mehrere Projekte gleichzeitig betreut, braucht Überblick, Genauigkeit bei Budgets und Verträgen und die Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben, wenn Referenten absagen oder die Technik ausfällt. In Agenturen kommt ein spürbarer Kostendruck hinzu, die Fluktuation gilt dort als vergleichsweise hoch. Für Menschen, die feste, planbare Arbeitszeiten brauchen, ist der Beruf in vielen Stellen nur eingeschränkt geeignet.
Aussichten
Nach dem Einbruch während der Pandemie hat sich das Veranstaltungsgeschäft erholt, viele Unternehmen setzen inzwischen auf eine Mischung aus Präsenz-, Online- und Hybridformaten. Gefragt sind dadurch Eventmanager, die neben der klassischen Organisation auch digitale Plattformen, Teilnehmerdaten und Erfolgsmessung beherrschen. Die Nachfrage schwankt mit der Konjunktur, weil Eventbudgets bei Sparrunden früh gekürzt werden. Entwicklungswege führen zur Projekt- oder Teamleitung, ins Marketing- oder Kommunikationsmanagement, in die Messe- und Kongressplanung oder in die Selbstständigkeit als Eventplaner.