Was macht ein Event Manager?
Event Manager verantworten Veranstaltungen von der Idee bis zur Abrechnung. Am Anfang stehen das Briefing mit dem Auftraggeber, ein Konzept und ein Budget. Danach folgt die eigentliche Organisationsarbeit: Locations besichtigen und buchen, Angebote von Caterern, Technikfirmen, Künstlern und Sicherheitsdiensten einholen und vergleichen, Verträge verhandeln, Ablaufpläne und Regiebücher schreiben, Genehmigungen bei Behörden beantragen, Teilnehmermanagement und Ticketing aufsetzen. Ein großer Teil des Alltags besteht aus E-Mails, Telefonaten und Abstimmungsrunden mit vielen Beteiligten gleichzeitig.
Am Veranstaltungstag selbst sind Event Manager vor Ort: Sie koordinieren Aufbau, Personal und Dienstleister, halten den Zeitplan, lösen kurzfristige Probleme und sind Ansprechpartner für Kunden und Gäste. Nach dem Event kommen Abbau, Rechnungsprüfung, Abrechnung gegenüber dem Kunden und die Auswertung. Je nach Arbeitgeber liegt der Schwerpunkt auf Firmenveranstaltungen, Kongressen, Messen, Kultur- und Sportevents oder Hochzeiten und privaten Feiern.
Wie wird man Event Manager?
Die Berufsbezeichnung ist nicht geschützt. Ein verbreiteter Weg ist die dreijährige duale Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau oder zum Veranstaltungskaufmann. Daneben gibt es Bachelorstudiengänge in Event-, Tourismus- oder Kulturmanagement, oft an privaten Hochschulen oder dual. Viele kommen über einen Quereinstieg aus Hotellerie, Gastronomie, Tourismus, Marketing oder Assistenz in den Beruf und lernen über Projekte und Praktika. Weiterbildungen, etwa zum Fachwirt für Messe-, Tagungs- und Kongresswirtschaft oder Kurse zu Veranstaltungssicherheit und Versammlungsstättenverordnung, helfen beim Aufstieg. Praktische Erfahrung auf Veranstaltungen zählt bei Bewerbungen oft mehr als der Abschluss.
Was der Beruf verlangt
Der Beruf ist projektgetrieben und termingebunden: Ein Event lässt sich nicht verschieben, wenn etwas nicht fertig ist. Vor großen Veranstaltungen sind Überstunden üblich, und Veranstaltungen finden häufig abends, an Wochenenden und an Feiertagen statt. Die Saison ist ungleich verteilt, mit Spitzen im Frühjahr, Herbst und vor Weihnachten. Bei Messen, Tagungen und Incentive-Reisen gehören Dienstreisen und Übernachtungen außer Haus dazu. Auf der Veranstaltung selbst ist man viele Stunden auf den Beinen und muss unter Druck ruhig und freundlich bleiben, auch wenn Lieferanten ausfallen oder Kunden kurzfristig umplanen. Verlangt werden Organisationstalent, Belastbarkeit, Verhandlungsgeschick, sicherer Umgang mit Zahlen und Verträgen und meist gutes Englisch. In Agenturen ist die Fluktuation vergleichsweise hoch, unter anderem wegen der Arbeitszeiten.
Aussichten
Nach dem Einbruch während der Pandemie hat sich die Veranstaltungsbranche weitgehend erholt, die Nachfrage nach Fachkräften ist spürbar. Gleichzeitig reagiert die Branche empfindlich auf Konjunktur und Sparrunden in Unternehmen, weil Firmenevents schnell gestrichen werden. Hybride und digitale Formate haben das Aufgabenfeld erweitert, Kenntnisse in Streaming-Plattformen und Teilnehmermanagement-Software sind gefragt. Entwicklungswege führen zur Projekt- oder Teamleitung, zur Spezialisierung auf Kongresse, Messen oder Sportevents, in die interne Eventabteilung eines Unternehmens oder in die Selbstständigkeit als freie Eventplanerin oder freier Eventplaner.